Les activités de vacances impliquent généralement les lieux, le personnel, l'équipement, la météo et la sécurité sur place. Plus la décision est prise tardivement, plus il est facile d’influencer la conception du programme et la préparation de son exécution.
Les festivals à grande échelle sont généralement concentrés sur quelques dates, et les lieux, le personnel et l'équipement doivent être coordonnés à l'avance, et une détermination temporaire réduira le temps de préparation.
Des thèmes tels que la Fête du Printemps, la Fête de la Mi-Automne, la Fête nationale et le réveillon du Nouvel An impliquent généralement des motifs traditionnels, des symboles de la ville et des textes de bénédiction, qui nécessitent une conception préalable adaptée au vol.
La densité de foule est élevée pendant les vacances et les zones réservées aux spectateurs, les routes, les passages de sécurité et de secours doivent être confirmés plus tôt.
Les plans formels intégreront le lieu de l'événement, les fenêtres météorologiques, la complexité des modèles, les surfaces d'observation, les procédures sur site et les confirmations des limites de sécurité.